SISTEM PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN

Sistem perencanaan dan penganggaran merupakan elemen penting biaya dari pengendalian hasil keuangan. Kedua sistem ini, yang merupakan kombinasi dari arus informasi dan proses administrasi, mengorganisasi dan mengkoordinasikan keputusan-keputusan dan aktivitas dari karyawan-karyawan organisasi. Sistem perencanaan dan penganggaran hanya menghasilkan satu output berwujud -rencana tertulis- yang mengkasifikasikan ke mana organisasi akan dituju, bagaimana caranya ke sana dan hasil apa yang diharapkan. Tetapi kebanyakan keuntungan organisasional dari perencanaan dan penganggaran datang dari proses pengembangan perencanaan. Proses tersebut memaksa orang untuk berpikir mengenai masa depan, menyediakan ide-ide dan perencanaan-perencanaan mereka dengan hati-hati, untuk mendiskusikan ide-ide dan perencanaan-perencanaan mereka dengan orang lain dalam organisasi, dan untuk berkomitmen untuk mencapai tujuan-tujuan yang akan menjalankan kepentingan organisasi.

TUJUAN-TUJUAN SISTEM PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN

Ada empat tujuan utama dari sistem perencanaan dan penganggaran:

­          Perencanaan

Perencanaan adalah pembuatan keputusan lebih lanjut. Sistem ini berupa pengendalian tindakan yang kuat yang memaksa manajer untuk berpikir ke depan dan membuat keputusan lebih lanjut. Sistem ini memberikan manajer sebuah daftar tugas-tugas yang berorientasi ke depan, menghubungkannya ke suatu deadline (batas akhir) dan demikianlah manajer memikirkan masa depan. Dalam berpikir ke depan, manajer harus mengerti lebih baik peluang dan ancaman pasar perusahaan, kekuatan dan kelemahannya.

­          Koordinasi

Proses perencanaan dan penganggaran memaksa terjadinya penyebaran informasi ke seluruh organisasi. Proses ini melibatkan komunikasi atas ke bawah untuk tujuan dan prioritas organisasi dan komunikasi bawah ke atas untuk peluang, kebutuhan sumber daya, pembatasan, dan resiko.

­          Memfasilitasi Pengawasan Manajemen Tingkat Atas

Pengawasan ini terjadi dalam bentuk peninjauan tindakan pendahuluan seperti rencana dicermati, didiskusikan dan disetujui sebelum tindakan tersebut diambil.

­          Motivasi

Perencanaan dan penganggaran menjadi target yang mempengaruhi motivasi manajer karena target berhubungan dengan evaluasi kinerja dan banyak penghargaan dan hukuman organisasi.

SILKUS PERENCANAAN

1.      Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis, terkadang disebut rencana jangka panjang, termasuk yang berhubungan dengan proses pemikiran secara luas mengenai misi organisasi, tujuan dan cara-cara dimana misi dan objektif dapat dicapai sebaik mungkin, perencanaan strategis menyangkut analisa masa lalu (menggunakan data yang dikenal dengan kuantitas, biaya, dan pendapatan) dan prediksi masa depan.

2.      Pemprograman

Pemprograman menyangkut identifikasi program tindakan spesifik yang akan diimplementasikan di beberapa tahun mendatang dan spesifikasi dari sumber daya yang digunakan. Program harus menerjemahkan setiap strategis bisnis berorientasi ekternal ke fokus internal, serangkaian koordinasi yang dikoordinasikan dengan baik yang didesain untuk mengimplementasikan strategi dan pencapaian tujuan unit-unit entitas.

3.      Penganggaran

Penganggaran menyangkut perencanaan keuangan jangka pendek. Penganggaran sangatlah penting dalam menyediakan panduan pengambilam keputusan sehari-hari untuk manajer, jadi hal ini mungkin bisa dikatakan bahwa tujuan utama siklus perencanan lainnya (perencanaan strategis dan pemprograman) adalah hanya untuk mengembangkan sebuah “smart budget” (anggaran pintar).

PERAMALAN MASA DEPAN DAN KETIDAKPASTIAN PERENCANAAN

Perencanaan biasanya mulai dengan peramalan atau setidaknya suatu asumsi mengenai masa depan. Jika peramalan lebih akurat, rencana dikembangkan dari peramalan tersebut akan lebih kuat dan lebih mudah untuk dilasanakan. Dengan peramalan akurat, kebutuhan akan pengaturan rencana yang dibuat akan mungkin kecil dan evaluasi kinerja yang menggunakan rencana sebagai standar kinerja akan mempunyai tingkat kerumitan yang lebih rendah.

PROSES PENINJAUAN KINERJA

Peninjauan yang membandingkan kinerja sebenarnya dengan rencana dan penganggaran merupakan elemen dari sistem perencanaan dan penganggaran yang penting. Peninjauan ini lebih penting untuk menghasilkan lebih banyak keuntungan sistem.

VARIASI DALAM PRAKTEK

Cara-cara di dalam sistem perencanaan dan penganggaran digunakan merefleksikan hasil dari ratusan desain manajemen dan emplementasi keputusan. Tidak ada sistem yang superior, jadi tidaklah mengejutkan jika sistem perusahaan berbeda satu sama lain. Berikut ini variasi sistem perencanaan dan penganggaran yang utama yang merupakan variable keputusan, praktek-praktek perusahaan (dimana survei data tersedia) dan beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pilihan manajer:

1.      Horizon Perencanaan

Horizon perencanaan merefleksikan untuk perancangan formal dipersiapkan. Kebanyakan horizon perencanaan perusahaan singkat sebagai berikut: 1 tahun atau kurang (34%); 2-3 tahun (20%); 4-5 tahun (38%); lebih dari 5 tahun (7%)

2.      Isi Dari Rencana

Sistem perncanaan dan penganggaran perusahaan dapat berbeda secara signifikan di isinya dan tipe informasi (kuantitatif lawan kualitatif) yang dipertimbangkan. Biasanya informasi yang terdapat dalam anggaran lebih detail daripada yang ditunjukkan dalam perencanaan strategi.

3.      Jangka Waktu Proses Perencanaan

Proses perencanaan perusahaan berbeda baik jangka waktu dan waktu yang digunakan setiap siklus. Survei praktek menunjukkan hampir setengah perusahaan mulai proses perencanaan jangka panjang mereka 5-7 bulan, sebelum akhir tahun fiskal, walaupun rentang waktunya sangat besar: dari 2- 18 bulan sebelum akhir tahun.

4.      Pembaharuan Rencana

Survei praktek menunjukkan sebagian besar perusahaan (84%) memperbaharui rencana jangka panjang mereka pertahun, yang lainnya memperbaharui setiap 3 tahun (4%), setiap 5 tahun (2%), atau berdasarkan kebutuhan (11%).

5.      Penyediaan Pedoman Perencanaan

Jumlah penyediaan pemanduan perencanaan untuk manajer tingkat bawah merupakan isu desain lain yang penting. Pemaduan dapat tersedia melalui perencanaan manual seperti serangkaian memo. Survei praktek menunjukkan 64% responden perusahaan menggunakan anggaran manual, 36% tidak.

6.      Peranan Perencana dan Pengendalian

Perencana dapat digunakan baik sebagai analisis atau coordinator dan peranannya dapat diperluas atau dibatasi atau kuat atau lemah. Peranan pengendali baik pada tingkat korporat dan bisnis dapat bervariasi. Pengukuran pengendali dapat berharga dalam mempersiapkan rencana yang dianalisa dengan baik.

KRITIK TERHADAP PROSES-PROSES PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN PERUSAHAAN

Kritik-kritik mengklaim bahwa proses-proses perencanaan dan penganggaran perusahaan:

• Penuh dengan politik dan gameplaying
• Menghasilkan hanya pemikiran incremental, modifikasi kecil pada perencanaan dan anggaran yang disiapkan dalam periode-periode terdahulu, dan tidak peka terhadap perubahan dalam pergerakan ekonomi yang cepat hari-hari ini
• Memusatkan kekuatan dalam organisasi dan inisiatif yang sempit
• Fokus pada pengurangan biaya, dibanding pada penciptaan nilai
• Memisahkan perencanaan (para pemikir) dari pelaksanaan (para pelaku)
• Menyebabkan terlalu banyak biaya untuk keuntungan yang terlalu sedikit

            Kritik-kritik membuat sejumlah saran untuk pengembangan. Beberapa dari saran secara relatif merupakan modifikasi kecil pada proses perencanaan dan penganggaran tradisional, seperti pembaharuan perencanaan yang lebih sering (proses menggulirkan perencanaan), mengorganisasikan perencanaan dengan proses yang fokus terhadap pemotongan secara jelas atas hambatan-hambatan fungsional, atau menggunakan standar kinerja relatif dibanding standar anggaran dalam mengevaluasi kinerja dan menyusun imbalan. Beberapa kritik memohon dengan sangat agar para manajer meninggalkan penganggaran tradisional dan pindah kepada penganggaran yang sulit.