MANAJEMEN DAN PENGENDALIAN

Pengendalian manajemen merupakan sebuah fungsi penting dalam organisasi. Masalah dengan pengendalian manajemen dapat menyebabkan kerugian yang besar bahkan mungkin menyebabkan kegagalan dalam organisasi. Contohnya :

Pada tahun 2002 seorang mantan karyawan National Archives mengakui bahwa dia mencuri lusinan dokumen bersejarah antara tahun 1996-1999 dengan mudah dengan menaruh dokumen-dokumen tersebut dalam kopernya. Hal ini dengan jelas menunjukkan bahwa National Archives and Records Administration tidak memiliki pengendalian yang bagus.

            Meskipun pentingnya memiliki sistem pengendalian manajemen yang baik, para pengeritik manajemen telah memperdebatkan bahwa penambahan pengendalian tidak selalu menuntun kepada pengendalian yang lebih baik dan bahwa sistem pengendalian manajemen dalam penggunaan yang umum menyebabkan manajer-manajer menjadi lebih berorientasi jangka pendek secara berlebihan atau lebih rentan untuk melumpuhkan kreatifitas dan inisiatif.

            Pemahaman dan pembandingan dari tinjauan dalam buku ini dan artikel-artikel yang tertulis dalam pengendalian manajemen adalah sulit, bagaimana pun juga karena kata dari “pengendalian” adalah tidak tepat. Istilah pengendalian sebagaimana yang diaplikasikan dalam fungsi manajemen tidak memiliki definisi yang diterima secara universal. Sebuah tinjauan dari sistem pengendalian manajemen yang lama dan sempit adalah bahwa sebuah sistem sibernatika yang simple memasukkan sebuah putaran umpan balik tunggal, yang dianalogikan dengan sebuah thermostat, yang diukur dengan temperatur, hasilnya dibandingkan dengan standar pengukuran, dan jika perlu diambil langkah yang banar.

            Buku ini, bagaimana pun juga seperti kebanyakan tulisan-tulisan lainnya belakangan ini pada pengendalian manajemen, mengambil sebuah tinjauan yang lebih luas. Tinjauan ini mengakui bahwa banyak pengendalian manajemen dalam penggunaan yang umum, seperti pengawasan langsung, standar perekrutan karyawan, dan kode perilaku, tidak terfokus kepada pengukuran kinerja. Mereka malah fokus pada penganjuran, pengadaan atau kadang-kadang memaksa karyawan untuk berperilaku demi kepentingan terbaik perusahaan. Buku ini juga mengakui bahwa beberapa pengendalian manajemen adalah proaktif dibanding reaktif. Proaktif berarti bahwa pengendalian dirancang untuk mencegah masalah sebelum organisasi menderita efek-efek yang merugikan kinerja.

            Bentuk yang sebagaimana mestinya, di mana sistem pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku karyawan dalam cara yang diinginkan dan oleh karenanya, meningkatkan kemungkinan bahwa organisasi akan mencapai tujuannya. Hal tersebut merupakan fungsi utama dari pengendalian manajemen adalah untuk mempengaruhi perilaku sesuai dengan yang diinginkan. Keuntungan dari pengendalian manajemen adalah peningkatan kesempatan bahwa tujuan organisasi akan dicapai.

Manajemen dan Pengendalian

Pengendalian manajemen adalah bagian terakhir dari proses manajemen. Hal ini dapat dilihat dengan cara-cara yang bervariasi di mana topik manajemen yang luas yang tidak keseluruhan.

Manajemen

Literatur manajemen memasukkan banyak definisi-definisi dari manajemen. Semuanya berhubungan dengan proses dari mengatur sumberdaya-sumberdaya dan mengarahkan aktivitas-aktivitas untuk pencapaian tujuan organisasional.

Pengaturan Sasaran

Pengetahuan dari sasaran-sasaran adalah sebuah prasyarat yang penting untuk desain dari setiap sistem pengendalian manajemen dan tentu saja untuk setiap aktivitas-aktivitas dengan maksud tertentu. Sasaran-sasaran tidak harus dikuantifikasikan dan tidak harus bersifat finansial. Dalam setiap organisasi bagaimana pun juga karyawan-karyawan harus memiliki pemahaman mengenai apa yang ingin dicapai oleh organisasi.

Perumusan Strategi

Strategi-strategi menetapkan bagaimana organisasi seharusnya menggunakan sumberdaya-sumberdaya mereka untuk mencapai sasaran mereka. Kita dapat meninjau strategi sebagai paksaan-paksaan yang ditempatkan oleh manajer-manajer pada diri mereka dan karyawan sehingga mereka akan memfokuskan kegiatan-kegiatan mereka pada apa yang paling terbaik yang organisasi ingin lakukan, secara khusus dalam area-area di mana mereka memiliki sebuah keuntungan atas pesaing-pesaing mereka.

            Strategi-strategi dapat dispesifikasikan secara formal atau dibiarkan tidak dispesifikasi dengan luas. Banyak organisasi-organisasi mengembangkan strategi-strategi formal mereka melalui proses perencanaan yang sistematis, relatif terbuka, dan seringkali terperinci.

Pengendalian Manajemen vs Pengendalian Strategi

Pengendalian strategi berkaitan dengan pertanyaan para manager: Apakah strategi kita sudah benar? Dan jika belum, bagaimana seharusnya kita merubahnya? Semua perusahaan harus menaruh perhatian pada persoalan pengendalian strategi, tetapi strategi menjadi absolute pada perusahaan-perusahaan eksploitasi dalam lingkungan yang dinamik.

Pengendalian manajemen berkaitan dengan pertanyaan yang lebih umum: Apakah para karyawan sudah berperilaku dengan benar? Pertanyaan ini dapat terpisah menjadi beberapa bagian:

• Apakah para karyawan mengerti apa yang perusahaan harapkan dari mereka?
• Akankah mereka dapat bekerja giat secara konsisten dan berusaha melakukan apa yang perusahaan harapkan dari mereka, yakni akankah mereka mengimplementsikan strategi organisasi yang dimaksud?
• Jika jawaban dari pertanyaan di atas adalah tidak, apa yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah pengendalian manajemen?

Persoalan pengendalian strategi terfokus pada lingkungan eksternal organisasi, mereka mempelajari industri dan apa yang dikerjakan organisasi tersebut. Mereka berpikir mengenai bagaimana organisasi, dengan kombinasi kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan keterbatasan, dapat berkompetisi dengan organisasi lainnya dalam industri yang sama. Persoalan pengendalian manajemen, terfokus pada internal organisasi, mereka berpikir bagaimana mereka dapat mempengaruhi perilaku karyawan sesuai dengan keinginan mereka.

Paper ini akan lebih terfokus pada pengendalian manajemen. Melalui sudut pandang pengendalian manajemen, strategi-strategi dipandang sebagai sesuatu yang berguna, tetapi tidak terlalu penting, pemandu kelayakan desain sistem pengendalian manajemen.  Ketika strategi sudah dirumuskan secara jelas, alternatif-alternatif pengendalian akan semakin lebih mudah dilakukan, dan lebih mudah untuk diimplementasikan pada setiap bentuk pengendalian manajemen secara lebih efektif. Para manajer, bagaimanapun, dapat mendesain dan mengoperasikan beberapa tipe pengendalian manajemen tanpa harus memiliki strategi yang jelas dalam pikirannya.

Efek Perilaku Pengendalian Manajemen

Seperti yang telah dijelaskan, pengendalian manajemen mengambil langkah yang menyakinkan bahwa para karyawan akan melakukan yang terbaik demi organisasinya. Pengandalian manajemen penting untuk melindungi kemungkinan bahwa karyawan akan bekerja tidak sesuai dengan maksud organisasi ataukah akan melakukan kesalahan dalam pekerjaannya. Maka para manajer harus mengambil langkah untuk mencegah perilaku karyawan yang tidak diharapkan, dan mendorong karyawan untuk berperilaku seperti yang diharapkan.

Penyebab Masalah Pengendalian Manajemen

• Kekurangan pengarahan

Beberapa karyawan bekerja dengan kurang baik dikarenakan mereka tidak tahu apa yang organisasi inginkan dari mereka. Maka, salah satu fungsi dari pengendalian manajemen menyangkut pembentukan para karyawan agar mereka dapat memaksimalkan kontribusi mereka demi kemajuan organisasi.

• Masalah-masalah motivasi

Meskipun para karyawan mengerti apa yang diinginkan organisasi dari mereka akan tetapi mereka masih bertindak kurang baik, hal ini mungkin disebabkan oleh masalah motivasi. Misalnya, mereka cenderung malas, memperpanjang waktu makan siang, meninggalkan pekerjaan karena alasan sakit meskipun tidak sakit, ataupun menggunakan narkoba pada saat bekerja.

Karyawan, terutama manajer juga cenderung membuat keputusan untuk kepentingan pribadi dan bukan demi kepentingan organisasi. Mereka sering “bermain” agar laporan kinerja mereka terlihat bagus meskipun mereka tahu bahwa apa yang mereka perbuat tidak akan menambahkan nilai ekonomi pada organisasi, bahkan pada beberapa kasus bersifat merugikan.

Kecurangan karyawan adalah masalah yang paling ekstrim dari masalah motivasi. Masalah “mencuri” muncul ketika karyawan memanipulasi laporan kinerja perusahaan, baik dengan cara memberikan data palsu  atau mengambil keputusan buatan yang dapat meningkatkan kinerja, dengan iming-iming gaji yang tinggi ataupun mendapatkan penghargaan, tetapi dengan jalan yang tidak sesuai.

Maka sistem pengendalian menajemen penting dan dibutuhkan untuk melindungi organisasi dari perilaku-perilaku tersebut.